Liczba godzin, nie liczba dni
Rozliczamy faktyczny czas pracy, więc ośmiogodzinny dzień targowy i trzygodzinna akcja promocyjna to dwie różne pozycje, mimo że obie nazywają się „dniem”. Do godzin na stoisku doliczyć trzeba czas przygotowania przed otwarciem hali.
Miasto i dojazd
Nie chodzi o odległość, tylko o to, czy obsada dojedzie transportem publicznym o wymaganej godzinie. Zlecenie w centrum dużego miasta i zlecenie w obiekcie poza jego granicami to inna kalkulacja — przy tym drugim dochodzą dwie godziny dziennie na osobę.
W miastach oddalonych od dużych ośrodków dochodzi jeszcze jeden czynnik: jeśli lokalna pula osób jest mała, obsadę trzeba dowieźć, a wtedy koszt transportu bywa porównywalny ze stawką za pracę.
Język obsługi
Im wyższy wymagany poziom języka, tym mniejsza pula osób do wyboru. Przy obsłudze na poziomie rozmowy technicznej różnica w stawce jest wyraźna, przy samym zapraszaniu do stoiska — niewielka. Dlatego pytamy o poziom, a nie o sam język.
Termin
W tygodniu dużych targów branżowych w mieście pracuje jednocześnie kilkadziesiąt ekip wystawienniczych. Dostępność spada, a wraz z nią maleje pole do wyboru osób. Rezerwacja z miesięcznym wyprzedzeniem daje realny wybór; rezerwacja na tydzień przed daje to, co zostało.
Koordynacja
Przy zespołach powyżej kilku osób albo przy akcjach w wielu lokalizacjach wyznaczamy koordynatora. To osobna pozycja w wycenie, bo ta osoba nie stoi przy kliencie — pilnuje obecności, zmian i kontaktu z waszą osobą decyzyjną.
Liczba lokalizacji przy akcjach terenowych
Przy samplingu i akcjach promocyjnych to liczba punktów, a nie liczba godzin, przesuwa wycenę najmocniej. Trzy stanowiska w trzech dzielnicach oznaczają realne przejazdy, rozkładanie sprzętu od nowa i czas, w którym zespół nie rozmawia z nikim.
W miastach zwartych da się obsłużyć dwa punkty dziennie bez pośpiechu. W rozciągniętych — takich jak Dąbrowa Górnicza czy Ruda Śląska — ten sam plan oznacza pół dnia w transporcie. Dlatego pytamy o adresy, zanim policzymy stawkę.
Zakres raportowania
Standardowy raport z akcji promocyjnej obejmuje liczbę kontaktów, liczbę wydanych materiałów i zdjęcia stanowiska. Jeśli potrzebujesz danych bardziej szczegółowych, na przykład podziału odbiorców na grupy, zmienia to sposób pracy promotora i jest osobną pozycją w wycenie.
Co pokazujemy w wycenie
Rozbijamy stawkę na pozycje: praca w ustalonych godzinach, dojazd, nocleg przy wyjazdach wielodniowych, koordynacja. Chodzi o to, żeby było widać, za co się płaci — a nie o rozdrabnianie kwoty.
Dlaczego cennik na stronie bywa mylący
Widełki „od X złotych za godzinę” brzmią uczciwie, ale zwykle dotyczą wariantu minimalnego: jedna osoba, dzień roboczy, miasto z dużą pulą kandydatów, brak wymagań językowych. Realne zlecenie rzadko wygląda dokładnie tak, więc kwota z cennika i kwota z wyceny się rozjeżdżają.
Gorszy skutek jest taki, że cennik ustawia rozmowę wokół stawki godzinowej zamiast wokół tego, co ma się wydarzyć. A to drugie decyduje o wyniku znacznie mocniej.
Co możesz zrobić, żeby wycena wyszła niżej
Kilka rzeczy realnie obniża koszt bez pogorszenia jakości. Pierwsza to wcześniejsza rezerwacja — przy większym wyborze kandydatów łatwiej dobrać osobę z odpowiednim doświadczeniem lokalnie, zamiast dowozić kogoś z innego miasta.
Druga to skupienie akcji w jednym punkcie zamiast rozpraszania na kilka. Trzecia to realistyczne godziny: jeśli szczyt ruchu trwa cztery godziny, ośmiogodzinna obsada nie podwaja wyniku. Powiemy to wprost przy wycenie, zamiast sprzedawać ci więcej godzin.
Czego wycena nie obejmuje
Nie obejmuje zabudowy stoiska, materiałów, produktu ani zgód wymaganych przez obiekt. Te elementy zwykle leżą po stronie klienta albo agencji prowadzącej kampanię i warto ustalić to na starcie, żeby nie okazało się w przeddzień, że nikt nie zamówił identyfikatorów.