Kim jest wasz klient i po czym go poznać
To najważniejszy punkt i najczęściej pomijany. Obsługa nie musi znać waszej branży, ale musi wiedzieć, kogo zatrzymać w alejce. Wystarczy jedno zdanie w rodzaju „szukamy kierowników utrzymania ruchu w zakładach produkcyjnych” i jedno pytanie, które to sprawdzi.
Bez tego obsada zaprasza wszystkich po równo, co na targach branżowych oznacza zajmowanie handlowcom czasu rozmowami bez potencjału.
Co dokładnie ma się dziać na stoisku
Zapraszanie, wydawanie materiałów, skanowanie identyfikatorów, degustacja, prezentacja produktu — to pięć różnych zadań o różnym obciążeniu. Od ich listy zależy liczba osób, a nie od powierzchni stoiska.
Napisz też, czego obsługa robić nie powinna: czy ma odpowiadać na pytania techniczne, czy od razu przekazywać je handlowcowi.
Godziny i zmianowość
Podaj godziny otwarcia hali dla zwiedzających oraz godzinę, o której obsada ma być na miejscu. Te dwie wartości różnią się zwykle o godzinę, a przy pierwszym dniu imprezy nawet więcej — dochodzi odbiór identyfikatorów i orientacja w rozkładzie pawilonu.
Język i dress code
Przy języku podaj poziom, nie sam język. „Obsługa po angielsku” to zbyt szeroka deklaracja: inny poziom wystarczy do zaproszenia do stoiska, inny do rozmowy o zastosowaniu produktu. Ta różnica przekłada się na dostępność osób.
Przy stroju: jeśli macie odzież firmową, napiszcie, kiedy i gdzie ją przekażecie. Jeśli nie — opiszcie oczekiwanie słowami, łącznie z obuwiem. Przy pracy stojącej przez osiem godzin to nie jest szczegół kosmetyczny.
Materiał o produkcie
Przy zleceniach prezentacyjnych to warunek, nie dodatek. Obsługa potrzebuje kilku zdań o produkcie i listy pytań, które padają najczęściej. Przekazane w przeddzień wystarczą przy prostym produkcie; przy technicznym albo obcojęzycznym warto dać kilka dni na przećwiczenie wypowiedzi.
Kontakt na miejscu
Jedno nazwisko i jeden numer telefonu do osoby decyzyjnej w dniu wydarzenia. Brzmi banalnie, ale to najczęstsza luka w briefach — a sytuacje wymagające decyzji zdarzają się na każdych targach.
Czego NIE musi być w briefie
Nie potrzebujemy pełnej specyfikacji produktu ani prezentacji sprzedażowej. Obsługa nie zastąpi handlowca i próba nauczenia jej całej oferty kończy się tym, że mówi rzeczy nieprecyzyjne. Trzy zdania i jedno pytanie kwalifikujące działają lepiej niż dwadzieścia slajdów.
Nie potrzebujemy też scenariusza rozmowy słowo w słowo. Wyuczona formuła brzmi sztucznie i odwiedzający wychwytuje to natychmiast. Lepiej podać cel rozmowy i granice, w których obsługa porusza się swobodnie.
Kiedy przekazać brief
Dzień wcześniej przy prostym zleceniu, kilka dni przy technicznym albo obcojęzycznym. Przekazywanie briefu rano na hali, przy hałasie i w pośpiechu, jest najgorszym z możliwych wariantów — zespół nie ma czasu zadać pytań, a te pojawiają się zawsze.
Jeśli coś zmienia się w ostatniej chwili, powiedz o tym natychmiast. Zmiana w przeddzień jest wykonalna, zmiana w dniu wydarzenia zwykle nie, jeśli obsada ma brzmieć wiarygodnie.
Brief przy akcji promocyjnej wygląda inaczej
Przy samplingu kluczowe są dwie rzeczy, których nie ma w briefie targowym: co dokładnie mówimy w pierwszym zdaniu i co robimy, gdy ktoś zapyta o cenę albo dostępność w sklepie obok. Przechodzień w galerii handlowej zadaje inne pytania niż zwiedzający na targach.
Dochodzi też sposób raportowania. Ustal przed akcją, co liczymy — same wydane próbki czy również dłuższe rozmowy — bo od tego zależy, jak promotor rozkłada uwagę w ciągu dnia.