Zacznij od zadań, nie od metrów
Powierzchnia mówi, ile osób się zmieści, a nie ile jest potrzebnych. Stoisko szeregowe o powierzchni 12-20 m², na którym obsługa ma jedno zadanie — zapraszać i wydawać materiały — obsłuży jedna osoba na zmianę. To samo stoisko z degustacją, prezentacją albo skanowaniem identyfikatorów wymaga już dwóch, bo pierwsza osoba jest zajęta w momencie, gdy podchodzi kolejny zwiedzający.
Praktyczna zasada: policz, ile czynności dzieje się równolegle w szczycie ruchu. Każda czynność, która zajmuje osobę na dłużej niż minutę, to osobne stanowisko.
Czy stoisko może zostać puste?
To pytanie rozstrzyga więcej niż metraż. Przy jednej osobie stoisko jest niedostępne za każdym razem, gdy idzie ona do toalety, po materiały albo prowadzi dłuższą rozmowę. Na targach branżowych, gdzie przez alejkę przechodzi kilkadziesiąt właściwych osób dziennie, jedno przegapione podejście kosztuje więcej niż druga osoba w obsadzie.
Przy stoisku narożnym powyżej 30 m² rozsądnym minimum są dwie osoby. Nie dlatego, że jedna nie ogarnie przestrzeni, tylko dlatego, że stoisko narożne ma dwa kierunki napływu i jedna osoba zawsze stoi tyłem do jednego z nich.
Długość dnia targowego
Dzień targowy trwa zwykle osiem godzin plus przygotowanie przed otwarciem. Po czwartej godzinie na nogach jakość rozmów wyraźnie spada — i to widać z zewnątrz. Przy imprezach jednodniowych da się to przetrzymać, przy trzydniowych nie.
Dlatego przy targach wielodniowych planujemy zmianowość, nawet jeśli w danym momencie na stoisku jest jedna osoba. Dwie osoby pracujące na przemian dają lepszy efekt niż jedna pracująca cały czas, przy podobnej liczbie roboczogodzin.
Punkt wyjścia do rozmowy
Poniższe wartości traktuj jako punkt startowy, nie regułę — ostateczna obsada zależy od tego, co ma się na stoisku dziać.
- stoisko do 20 m², jedno zadanie, jeden dzień — 1 osoba
- stoisko do 20 m², targi kilkudniowe — 1 osoba na zmianę, 2 osoby łącznie
- stoisko narożne 30 m² i więcej — 2 osoby na zmianę
- stoisko z degustacją lub prezentacją — 2 osoby, w tym jedna wyłącznie do prezentacji
- duża ekspozycja w hali o skali targów w Kielcach czy Poznaniu — 2-3 osoby na zmianę i zmianowość w ciągu dnia
Co zmienia charakter targów
Na imprezie branżowej przez alejkę przechodzi mniej osób, ale znaczna część z nich jest w twojej grupie docelowej. Obsługa pracuje wtedy selektywnie: zagaduje, rozpoznaje i przekazuje dalej. Jedna osoba obsłuży taki ruch przez cały dzień, o ile nie ma równolegle innych zadań.
Na targach konsumenckich obraz się odwraca. Przez stoisko przechodzi wielokrotnie więcej ludzi, rozmowy są krótsze i niemal identyczne, a kluczowa staje się odporność na powtarzalność i tempo. Przy takim natężeniu jedna osoba wypala się szybciej, więc planujemy dwie nawet przy niewielkim stoisku.
Kiedy dokładać osobę do jednego zadania
Są trzy sytuacje, w których oddzielna osoba zwraca się natychmiast. Pierwsza to degustacja albo sampling — obsługa przy tacy nie może jednocześnie rozmawiać z odwiedzającym. Druga to skanowanie identyfikatorów, gdy zależy ci na bazie kontaktów: przy dużym ruchu pojedynczy skan zajmuje pół minuty i kolejka rośnie szybciej, niż się wydaje.
Trzecia to prezentacja produktu. Osoba prowadząca prezentację jest zajęta na kilkanaście minut i przez ten czas stoisko nie ma nikogo do zapraszania. Jeśli prezentacje mają się odbywać cyklicznie, to nie jest dodatek do obsady, tylko osobne stanowisko.
Powierzchnia to nie wszystko — liczy się też kształt
Stoisko szeregowe ma jeden front i jedna osoba kontroluje cały napływ. Stoisko narożne ma dwa kierunki, a wyspowe cztery — i przy każdej dodatkowej otwartej stronie obsługa stoi tyłem do części odwiedzających. To sam w sobie argument za drugą osobą, niezależnie od metrażu.
Wysokość zabudowy też ma znaczenie, choć mniej oczywiste. Stoisko z wysoką ścianą jest widoczne z daleka i ściąga ludzi z całej alejki, więc natężenie rośnie. Otwarta, niska zabudowa działa lokalnie i ruch jest spokojniejszy.
Częsty błąd: liczenie osób bez godzin
Dwie osoby przez cztery godziny to nie to samo co jedna osoba przez osiem, mimo identycznej liczby roboczogodzin. W pierwszym wariancie stoisko przez połowę dnia jest puste, w drugim po czwartej godzinie traci na jakości. Trzeci wariant — dwie osoby na zmianę przez osiem godzin — kosztuje tyle samo co pierwszy, a działa najlepiej.
Dlatego przy wycenie pytamy o godziny otwarcia hali, a nie tylko o liczbę dni. Ten sam budżet rozłożony inaczej daje wyraźnie różne efekty.