Za co odpowiada
Za obecność zespołu, zmiany w ciągu dnia i kontakt z osobą decyzyjną po stronie klienta. W praktyce oznacza to, że gdy ktoś nie dojedzie albo skończą się materiały, informacja dociera do właściwej osoby od razu, a nie po wydarzeniu.
Koordynator zbiera też dane do raportu i pilnuje, żeby były spójne między lokalizacjami — bez tego raport z akcji wielopunktowej składa się z liczb liczonych na trzy różne sposoby.
Od jakiej skali ma sens
Przy pojedynczej obsadzie na jednym stoisku nie ma sensu — kontakt idzie bezpośrednio do biura. Sens pojawia się przy zespołach powyżej kilku osób oraz przy akcjach prowadzonych w kilku lokalizacjach jednocześnie.
Drugi próg to wydarzenia wielodniowe. Przy trzech dniach ktoś musi pilnować zmian i tego, żeby ostatni dzień wyglądał jak pierwszy.
Dlaczego jest osobną pozycją
Bo ta osoba nie pracuje przy kliencie i nie zwiększa liczby kontaktów. Wliczenie jej w stawkę zespołu ukryłoby koszt, ale też zatarłoby to, za co się płaci. Pokazujemy ją osobno, tak samo jak dojazd i nocleg.
Czym różni się od kierownika projektu
Kierownik projektu po stronie agencji prowadzi ustalenia przed wydarzeniem: wycenę, brief, obsadę. Koordynator jest na miejscu w dniu wydarzenia i rozwiązuje to, czego nie dało się przewidzieć. Bywa, że to ta sama osoba, ale przy większych realizacjach rozdzielenie tych ról jest sensowne.
Kiedy klient przejmuje tę rolę
Zdarza się i jest to całkowicie sensowne, jeśli po waszej stronie jest osoba obecna przez cały czas trwania wydarzenia. Warto wtedy ustalić wprost, że to ona podejmuje decyzje — inaczej zespół nie wie, kogo pytać.
Co koordynator robi przed wydarzeniem
Największa część jego pracy dzieje się przed pierwszym gościem: potwierdzenie obecności całego zespołu dzień wcześniej, przekazanie briefu, ustalenie godziny i miejsca zbiórki oraz sprawdzenie, czy identyfikatory i materiały są na miejscu.
Ten etap decyduje o tym, ile problemów pojawi się w trakcie. Zespół, który zna plan przed przyjazdem, nie potrzebuje koordynatora do niczego poza sytuacjami nietypowymi.
Typowe sytuacje, które rozwiązuje
Ktoś nie dojechał i trzeba przesunąć obsadę między stanowiskami. Skończyły się materiały w jednym punkcie, a w drugim zostały. Zarządca obiektu prosi o przesunięcie stanowiska. Klient chce zmienić zakres w trakcie dnia.
Każda z tych sytuacji zabiera kilkanaście minut i wymaga decyzji. Bez koordynatora podejmuje ją osoba, która w tym czasie powinna rozmawiać z klientami — albo nie podejmuje jej nikt.