Co się stanie, jeśli ktoś nie dojedzie
To pytanie rozstrzyga najwięcej. Agencja, która odpowiada „to się nie zdarza”, albo nie ma doświadczenia, albo nie mówi prawdy. Sensowna odpowiedź brzmi: przy większych realizacjach utrzymujemy osobę rezerwową, przy pojedynczej obsadzie mówimy wprost, jakie zabezpieczenie jesteśmy w stanie zapewnić w danym mieście i terminie.
Skąd pochodzi obsada
W dużych aglomeracjach zespół kompletuje się lokalnie. W miastach oddalonych od dużych ośrodków bywa dowożony, co wpływa na koszt i na godzinę, o której realnie pojawi się na miejscu. Agencja powinna powiedzieć to sama, a nie dopiero po zapytaniu.
Co dokładnie obejmuje stawka
Praca w ustalonych godzinach to jedno, dojazd, nocleg i koordynacja to osobne pozycje. Wycena, w której wszystko jest w jednej kwocie, nie pozwala porównać ofert ani zrozumieć, co można wyciąć.
Czy dostanę skład zespołu przed wydarzeniem
Po potwierdzeniu zlecenia powinieneś wiedzieć, kto będzie pracował i jakie ma doświadczenie. Publiczny katalog zdjęć to co innego — zgody na wykorzystanie wizerunku dotyczą konkretnych realizacji, a nie umieszczania profili w internecie na stałe.
Jak wygląda raport po wydarzeniu
Przy akcjach promocyjnych to konkretna liczba kontaktów, wydanych materiałów i zdjęcia stanowiska. Przy targach — podsumowanie zebranych kontaktów. Agencja, która nie proponuje żadnego raportu, nie mierzy własnej pracy.
Czy pokazuje opinie i jakie
Brak opinii na stronie nie jest sygnałem ostrzegawczym — opinie wymagają zgody klienta, a nie każdy jej udziela. Sygnałem ostrzegawczym są opinie bez nazwisk i nazw firm, ilustrowane zdjęciami z banków fotografii. To najczęstsza forma fikcji w tej branży i łatwo ją rozpoznać.
Czy mówi, czego nie zrobi
To najlepszy sygnał. Agencja, która przy każdym pytaniu odpowiada „oczywiście, robimy wszystko”, w praktyce nie ma zdania o tym, co działa. Sensowny partner powie wprost, że w danym mieście nie ma zaplecza albo że w tym terminie nie zapewni obsady na wymaganym poziomie językowym.
Jak wygląda wycena
Wycena rozbita na pozycje pozwala porównać oferty i zrozumieć, co można wyciąć. Jedna kwota bez rozbicia uniemożliwia jedno i drugie, a przy rozliczeniu prowadzi do sporów o to, co było w cenie.
Zwróć uwagę, czy wycena odpowiada na twoje pytanie, czy na standardowy szablon. Oferta, która nie odnosi się do terminu, miasta ani charakteru wydarzenia, powstała bez przeczytania zapytania.
Kto będzie twoim kontaktem
Przed wydarzeniem powinieneś mieć jedną osobę po stronie agencji i jej numer telefonu. W dniu wydarzenia — koordynatora na miejscu albo bezpośredni kontakt do zespołu, jeśli obsada jest jednoosobowa.
Sytuacja, w której w dniu targów piszesz na ogólny adres mailowy i czekasz na odpowiedź, jest wystarczającym powodem, żeby nie wracać do tej agencji.