Cel pracy
Hostessa targowa pracuje na wynik sprzedażowy wystawcy: zatrzymuje przechodzącego, rozpoznaje, czy to właściwa osoba, i przekazuje rozmowę handlowcowi. Jej skuteczność mierzy się liczbą wartościowych kontaktów.
Obsługa eventowa pracuje na przebieg wydarzenia: rejestruje uczestników, kieruje ich między salami, obsługuje szatnię i punkt informacyjny. Jej skuteczność widać wtedy, gdy nie ma kolejki przy wejściu i nikt nie błądzi po budynku.
Rodzaj kontaktu
Na targach kontakt jest inicjowany przez obsługę — to ona zagaduje. Na konferencji odwrotnie: uczestnik przychodzi z pytaniem, a obsługa ma odpowiedzieć szybko i trafnie. To dwie różne dyspozycje psychiczne i nie każdy odnajduje się w obu.
Co się dzieje pod presją
Na stoisku presja jest rozłożona: zły dzień oznacza mniej rozmów, ale nic się nie wali. Na recepcji konferencyjnej presja jest skoncentrowana w dwudziestu minutach porannego szczytu i błąd widać natychmiast — w postaci kolejki, którą widzą wszyscy uczestnicy i organizator.
Dlatego do rejestracji dobieramy osoby odporne na tempo i uporządkowane, a do stoiska — swobodne w zagadywaniu i wytrzymałe na powtarzalność.
Przygotowanie przed wydarzeniem
Hostessa targowa potrzebuje briefu produktowego: kto jest klientem, jakie pytanie to sprawdzi, czego nie mówić. Obsługa eventowa potrzebuje czegoś innego — planu obiektu, listy gości i informacji, kto podejmuje decyzje w sytuacji spornej.
To rozróżnienie ma praktyczny skutek przy zamawianiu: jeśli przekażesz obsłudze konferencyjnej materiał o produkcie zamiast planu budynku, dostaniesz osobę przygotowaną na niewłaściwe pytania.
Rytm dnia
Dzień targowy jest długi i równomierny — osiem godzin podobnego natężenia. Dzień konferencyjny ma dwa szczyty: rejestrację rano i przerwę kawową w połowie programu, a między nimi wyraźne przestoje. Obsada dobrana pod jeden rytm w drugim wypada gorzej, niezależnie od doświadczenia.
Czy jedna osoba może robić oba?
Może i część osób robi. Ale przy konkretnym zleceniu warto wybrać, co jest priorytetem — obie role wykonywane naraz wychodzą przeciętnie. Przy wydarzeniach łączących targi z częścią konferencyjną planujemy raczej dwa zespoły niż jeden uniwersalny.
Kto ocenia efekt
Pracę hostessy targowej ocenia wystawca i robi to po liczbie oraz jakości kontaktów. Ocena jest opóźniona: pełny obraz pojawia się dopiero, gdy handlowcy przerobią zebrane leady.
Pracę obsługi konferencyjnej ocenia organizator i robi to w czasie rzeczywistym. Kolejka przy wejściu jest widoczna dla wszystkich uczestników i dla niego samego, więc informacja zwrotna przychodzi w ciągu kilkunastu minut od otwarcia rejestracji.
Strój i sposób bycia
Na stoisku strój ma przyciągać uwagę i pasować do ekspozycji — bywa, że wystawca dostarcza odzież firmową. Na konferencji strój ma być neutralny, żeby obsługa była rozpoznawalna, ale nie dominowała nad wydarzeniem.
Podobnie z energią: zapraszanie do stoiska wymaga inicjatywy, obsługa recepcji — opanowania. Osoba świetna w jednym bywa nietrafiona w drugim i to nie jest kwestia doświadczenia, tylko temperamentu.
Które zlecenie jest trudniejsze
Żadne, są po prostu inne. Targi męczą fizycznie i monotonią — osiem godzin na nogach przy powtarzalnych rozmowach. Konferencje męczą skokowo: dwadzieścia minut pełnej koncentracji przy rejestracji, potem przestój, potem znowu szczyt przy przerwie kawowej.
Przy planowaniu obsady bierzemy to pod uwagę: przy targach kluczowa jest wytrzymałość, przy konferencjach zdolność do szybkiego wejścia na wysokie obroty po okresie spokoju.