Identyfikatory wystawcy
Bez nich zespół nie wejdzie na halę przed otwarciem, a to zwykle najważniejsza godzina całego dnia. Identyfikatory zamawia wystawca u organizatora targów, więc dane osób trzeba przekazać z wyprzedzeniem uzgodnionym w wycenie.
Warto sprawdzić, czy identyfikator uprawnia do wejścia od strony wystawców, a nie tylko do wejścia głównego — na dużych obiektach to dwie różne bramy, oddalone od siebie o kilkaset metrów.
Materiały rozpakowane i policzone
Katalogi, gadżety i próbki powinny być na stoisku przed przyjazdem obsługi, wypakowane z kartonów i policzone. Zespół, który pierwszą godzinę spędza na rozpakowywaniu, zaczyna dzień zmęczony i nie zdąży zorientować się w rozkładzie pawilonu.
Policzenie ma jeszcze jedną funkcję: bez stanu wyjściowego nie da się na koniec dnia powiedzieć, ile materiałów zeszło.
Miejsce na rzeczy osobiste
Kurtki, torby i butelki z wodą muszą gdzieś być. Jeśli stoisko nie ma zaplecza, trzeba to ustalić wcześniej — improwizowanie kończy się rzeczami leżącymi pod ladą, co widać na zdjęciach z targów.
Kontakt do osoby decyzyjnej
Jedno nazwisko i jeden numer telefonu, dostępny przez cały dzień. Sytuacje wymagające decyzji zdarzają się na każdych targach: zabrakło materiałów, przyszedł ktoś ważny, sąsiad zastawił wejście. Bez kontaktu obsada podejmuje decyzję sama albo nie podejmuje żadnej.
Brief przekazany, nie założony
Przekazanie briefu w dniu wydarzenia, ustnie, przy hałasie hali, działa źle. Wysłany dzień wcześniej daje zespołowi czas na przeczytanie i zadanie pytań, zanim pojawi się pierwszy zwiedzający.
Zapas materiałów na drugi dzień
Przy targach kilkudniowych warto od razu ustalić, gdzie leży zapas i kto ma do niego dostęp. Materiały schowane w samochodzie zaparkowanym poza terenem obiektu są w praktyce niedostępne — wyjazd i powrót przez bramę wystawców zajmuje pół godziny.
Plan pierwszej godziny
Ustal wprost, co dzieje się między przyjazdem obsady a otwarciem hali: kto pokazuje stoisko, gdzie stoją materiały, o której zaczyna się zapraszanie. Kwadrans rozmowy w spokoju oszczędza godzinę chaosu w ruchu.
Woda i przerwy
Osiem godzin na nogach w hali, w której temperatura rośnie wraz z liczbą zwiedzających, to obciążenie, o którym łatwo zapomnieć przy planowaniu. Woda na stoisku i ustalone okno na przerwę nie są uprzejmością — decydują o tym, jak stoisko wygląda po południu.
Przy jednoosobowej obsadzie przerwa oznacza puste stoisko, więc warto ustalić, kto je wtedy dogląda. Najprostsze rozwiązanie to zsynchronizowanie przerwy obsługi z przerwą handlowca.
Ostatni dzień targów
Popołudnie ostatniego dnia to moment, w którym większość stoisk zwija się przed czasem, a ruch wyraźnie słabnie. Warto ustalić z góry, do której godziny obsada pracuje i kto odpowiada za spakowanie materiałów.
Jeśli zależy ci na obecności do samego zamknięcia, powiedz to wprost przy wycenie. Domyślnie planujemy pracę do końca dnia targowego, ale przy wielu imprezach klient chce skrócić ostatni dzień i lepiej wiedzieć o tym wcześniej.