Trzy poziomy, nie jeden
Do zapraszania do stoiska i wskazywania drogi wystarczy poziom komunikatywny — kilka gotowych zdań i swoboda w kontakcie. Do rejestracji uczestników z listy zagranicznej potrzeba już sprawności w wymawianiu nazwisk i szybkiego odnajdywania ich w systemie. Do prezentacji produktu — swobody w rozmowie o rzeczach, których nie da się przewidzieć.
Te trzy poziomy różnią się dostępnością kandydatów, a więc i stawką. Podanie samego języka bez poziomu prowadzi zwykle do rozczarowania po pierwszym dniu.
Gdzie angielski jest warunkiem, a nie dodatkiem
Na konferencjach organizowanych przez firmy technologiczne i centra usług część uczestników nie mówi po polsku nawet przy najprostszych pytaniach o salę czy szatnię. Jedna osoba bez angielskiego zatrzymuje wtedy całą kolejkę przy pierwszym takim uczestniku.
W praktyce oznacza to, że każde stanowisko pierwszego kontaktu musi być dwujęzyczne, a nie jedna osoba w zespole. To zmienia liczbę potrzebnych osób i warto zaznaczyć taki wymóg już w zapytaniu.
Kiedy niemiecki bije angielski
Na wydarzeniach przy zachodniej granicy — w Szczecinie, Świnoujściu, Gorzowie — goście zza granicy są w większości niemieckojęzyczni. Znajomość niemieckiego bywa tam praktyczniejsza niż angielskiego, co jest odwrotnością sytuacji w reszcie kraju.
Pula osób łączących doświadczenie eventowe ze swobodnym niemieckim jest wyraźnie mniejsza, więc takie zlecenia potwierdzamy z większym wyprzedzeniem.
Jak sprawdzić poziom przed wydarzeniem
Najprostszy test to krótka rozmowa telefoniczna w danym języku, a nie deklaracja w formularzu. Przy zleceniach, gdzie język jest warunkiem, warto o taką rozmowę poprosić — dobra agencja sama ją zaproponuje, zamiast zapewniać ogólnikami.
Drugi sposób to podanie zespołowi trzech zdań o produkcie do przećwiczenia. Jeśli wrócą przetłumaczone naturalnie, poziom jest wystarczający; jeśli słowo w słowo z translatora, nie jest.
Materiały też mają język
Przy wydarzeniach dwujęzycznych oznacz wyraźnie zestawy materiałów — kolorem teczki albo osobnym stanowiskiem. Wydanie polskiego kompletu gościowi anglojęzycznemu w godzinie szczytu to najczęstszy błąd na takich konferencjach.
Ile osób dwujęzycznych realnie potrzeba
Przy wydarzeniu, gdzie obcokrajowcy stanowią kilka procent uczestników, wystarczy jedna osoba w zespole i wyraźne wskazanie, że to do niej kieruje się takie pytania. Przy wydarzeniu prowadzonym po angielsku dwujęzyczne musi być każde stanowisko pierwszego kontaktu.
Między tymi skrajnościami jest wariant pośredni: dwie osoby dwujęzyczne na czterech, ustawione na przemian. Działa dobrze, o ile kolejka jest jedna i sama się rozdziela — przy osobnych kolejkach uczestnicy trafiają losowo.
Czego nie załatwi tłumacz
Tłumacz konferencyjny obsługuje program, nie recepcję. Uczestnik pytający o szatnię albo o salę nie idzie do kabiny tłumacza, tylko do pierwszej osoby przy wejściu. To dwie zupełnie różne role i jedna nie zastępuje drugiej.
Podobnie z aplikacjami tłumaczącymi: sprawdzają się przy rozmowie na spokojnie, nie w kolejce, gdy za plecami czeka dwadzieścia osób.